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Gestione della Performance Aziendale - 3
L'approccio Kaizen al Miglioramento


ATTUARE IL MIGLIORAMENTO
Il punto di partenza adesso è noto. La direzione è stata in qualche modo identificata. La distanza al traguardo è pure nota. La strada è là, aperta e spianata....
E' quindi arrivato il momento di imboccarla e percorrerla.

Tuttavia, la strada che porta al miglioramento è una strada abbastanza insidiosa.... percorrerla non è così facile come potrebbe sembrare a prima vista.
Ci sono un paio di punti ancora da chiarire bene prima di imbarcarsi nel viaggio:

  • Il primo punto riguarda un controllo finale della direzione.
    E sì, nonostante tutte le iniziative di benchmarking che si siano prese, e nonostante i buoni compiti casalinghi svolti dalle persone chiave dell'azienda, è sempre bene ricontrollare le priorità.
    Il vero, reale miglioramento è sempre, di regola, indirizzato a migliorare i processi critici e primari di un'azienda.
    Tutto il resto potrebbe essere miglioramento "falso" e inane.

    Questo controllo finale serve a prevenire il famoso errore della carta igienica. Sì, è un caso vero, ed è un caso estremo, ma l'ho visto con i miei occhi: 8 persone chiave di un'azienda che passano ben 2 ore di duro lavoro di gruppo, in modalità altamente creativa, ed usando tutti i ferri del mestiere, allo scopo di migliorare e razionalizzare il sistema di distribuzione della carta igienica in tutte le aree aziendali (uffici, stabilimento, area magazzini, show room, ed ufficio commerciale, staccato)... in un'azienda che abbisognava di ben altri miglioramenti....

    Questo può accadere solo quando le direzioni e le priorità non sono ben comprese e stabilite. Questo può accadere solo quando le persone, prese dalla "sindrome del miglioramento" (succede.....), si mettono con entusiasmo ed ingenuità al tempo stesso a migliorare tutto, a 360 gradi, investendo (sprecando) tempo ed energie, e divertendosi visibilmente, come bambini, a giocare con gli strumenti del miglioramento continuo - così come i bambini giocano con dei nuovi giocattoli.....

    Il Miglioramento di Performance vuole una strategia basata su chiare direzioni e priorità; ed un "piano"; ed una guida "forte"...
  • L'altro punto riguarda lo stile di miglioramento.
    Ci sono due possibili modi di percorrere la strada del miglioramento, corrispondenti a due stili possibili di migliorare le cose.

    Il primo modo va secondo lo stile kairyo.
    Il termine Giapponese kairyo (liberamente adattato) significa ristrutturazione tecnologica e di ampia portata. In parole povere, significa accostarsi al miglioramento : per mezzo di investimenti considerevoli destinati a rinnovi drastici (soprattutto tecnologici) - in tempi abbastanza brevi - e colmando il divario tra lo stato attuale delle cose e lo stato nuovo, di caratteristiche ben superiori, attraverso un "salto" di grande portata.

    L'altro possibile modo è lo stile kaizen.
    Il termine Giapponese kaizen, liberamente adattato, significa miglioramento continuo, passo passo. Ossia, il miglioramento viene raggiunto : attraverso un processo regolare, sistematico, continuo, a piccoli passi - nella maniera più economica possibile per quanto concerne gli investimenti finanziari da destinare al miglioramento - con tempi relativamente più lunghi - e colmando gradualmente il divario tra il livello attuale di performance e quello voluto/ottimale (un traguardo comunque "dinamico", in movimento...). Motto del kaizen: "...oggi migliori di ieri, domani migliori di oggi.... ...il limite è il cielo....".

    La differenza tra i due stili è evidente: è una differenza di tempi, di costi, di rischi e di "approccio".

    Lo stile kaizen, ritoccato sì da fronteggiare le sfide degli anni 2000, ed adattato sì da armonizzarsi con le culture industriali d'occidente, è lo stile più idoneo alla PMI che aspiri a miglioramenti concreti della performance aziendale.

Attuare il miglioramento seguendo i dettami del moderno stile kaizen, comporta seguire certe tecniche ed adottare gli strumenti adatti.
Quelle che seguono sono le caratteristiche principali dell'approccio anni 2000 al miglioramento di performance nella PMI:

  • Lavoro di Gruppo. Questa è una caratteristica essenziale dell'approccio al miglioramento.
    Il principio è relativamente semplice: "....il Papa ed il contadino assieme, ne sanno di più che il Papa da solo....".
    I Gruppi (anzi, meglio, team) ben organizzati e ben co-ordinati hanno una "potenza" globale ben superiore alla sommatoria delle potenze mentali di ciascun componente il gruppo.
    Il co-ordinamento è sempre essenziale. Tuttavia, nella PMI, è bene che il co-ordinatore del lavoro di gruppo non venga confuso con il "presidente" del gruppo, né così nominato (o con simili appellativi). Le cose debbono essere semplici e scorrere fluidamente, in modo rilassato ed informale, ma pur sempre "disciplinato".
    E tutte le buone regole del lavoro di gruppo vanno applicate e rispettate.
  • Approccio da poveruomo. Questa è un'altra caratteristica essenziale dello stile di miglioramento kaizen.
    "Saltare" a traguardi di miglioramento spendendo soldi è più in linea con lo stile kairyo. In un approccio kaizen, l'accento è su modi intelligenti, economici e brillanti di migliorare.
    E siccome il poveruomo non ha soldi da sprecare usa il cervello. Il che, nel medio/lungo termine, produce più ricchezza che non l'approccio "ricco" e spendaccione, e soprattutto colma di saggezza ed energia culturale i componenti del team di miglioramento.
  • Brain-power (Potenza Mentale). Ecco la vera arma segreta del kaizen.
    Potenza forte, innescata da pensiero creativo, canalizzata nelle direzioni scelte con attenzione. Ecco la "leva" delle imprese del nuovo mondo.
    Il pensiero del gruppo è indirizzato non solo a risolvere problemi, ma anche e soprattutto ad eliminarli una volta per sempre. Il pensiero di gruppo punta a cercare idee di valore. A identificare modalità di miglioramento. A sovvertire aree di debolezza. A trasformare criticità in opportunità.
    Per sviluppare appieno la potenza mentale, i gruppi usano tutte le regole e strumenti del Pensiero Creativo in Team, inclusi i ben noti 6 cappelli per pensare, di Edward De Bono.
  • Utilizzo "intelligente" di strumenti e tecniche specifiche per il miglioramento. Ce ne sono dozzine a disposizione (--> approfondisci).
    E' fondamentale selezionare lo strumento più idoneo in ogni iniziativa di miglioramento.
    Alcuni degli strumenti disponibili sono elencati qui di seguito:
    • Diagramma di Pareto ed Analisi ABC. Per capire e quantificare i fenomeni.
    • Tutte le tecniche di Problem Solving Creativo, dal metodo Kepner & Tregoe, al Brainstorming, agli strumenti di TPS - Total Problem Solver (Risolutore Globale di Problemi)
    • Tutti gli Strumenti vecchi e nuovi della Qualità, comprendenti: Carte di Controllo e parecchi Diagrammi, come il Diagramma Causa Effetto (Ishikawa), il Diagramma delle Relazioni, il Diagramma delle Affinità, vari Diagrammi a Matrice, ecc.
    • La Analisi P-M (uno strumento della TPM - Total Productive Maintenance)
    • Il CEDAC (Cause and Effect Diagram with the Addition of Cards) (Diagramma Causa-Effetto con aggiunta di Schede)
    • e molti altri
    Ma gli strumenti sono solo strumenti, necessari per generare soluzioni o strade alternative di miglioramento.
    Il Team maturo sa scegliere lo strumento più adatto in ogni situazione.
  • Tecniche Decisionali. Sono essenziali per mettere in grado il team di scegliere il corso di azione più appropriato, od ottimo, od ottimale, quando siano state proposte parecchie strade alternative.
  • Il Planning dell'attuazione. Necessario per convertire una decisione in un corso di azione di miglioramento.
    Questo è un punto debole in molte imprese: una decisione ottima, che potrebbe dar luogo a vero miglioramento, viene rimandata, o trascurata, o lasciata in sospeso... e niente avviene.
    Del sano Project Management e relative tecniche di pianificazione sono quanto richiesto al Team di Miglioramento per far accadere le cose, per attuare, e per generare risultati (--> approfondisci).
  • Monitoragio e Controllo. Essenziale per verificare che il piano di miglioramento venga effettivamente attuato ed implementato così come pianificato (rispetto dei parametri : tempi - costi - efficacia qualitativa).
  • Mantenimento. Prevenire che il miglioramento attuato si dissolva nel tempo, come foschia al sole. Ogni stadio di miglioramento ottenuto deve restare inalterato, o migliorare ancor più....

Un ultimo punto importante: il miglioramento della Performance è sempre "globale" ed "integrato". Ad esempio, migliorare la qualità a spese della produttività (o vice versa), non è miglioramento, ma semplice rimescolamento dello spreco.
Il miglioramento è sempre miglioramento della performance di processo. Come tale, tutti i parametri della performance debbono migliorare simultaneamente. Se questo non fosse possibile, bisogna almeno accertarsi che nessun componente della performance venga a soffrire come effetto collaterale del miglioramento di altri.


La conclusione: il kaizen di oggidì dovrebbe essere Kaizen Snello, ossia un approccio di miglioramento continuo indirizzato alla direzione snella e strutturato sulla base di sani principii di Pensiero Snello (--> approfondisci).

Sicuramente il modo più efficace e più pratico per impostare Progetti Snelli di Miglioramento è di utilizzare la disciplina del Value Stream Mapping (Mappaggio del Corso del Valore) (--> approfondisci).

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